¿Sabes cómo crear un correo corporativo?

El correo electrónico es una de las formas de comunicación más importantes que tienen las empresas actuales. Este canal de comunicación digital permite relacionarse de manera directa y personalizada con clientes potenciales, y también tiene aplicaciones interesantes para relacionarse con otros agentes como proveedores, colaboradores o trabajadores.

Disponer de un correo corporativo es una gran decisión para sacar el máximo partido del uso del correo electrónico en una empresa. Saber cómo crear un correo corporativo te permitirá asociar tus cuentas al dominio de tu empresa, proyectando una imagen de profesionalidad y ayudando a crear una mejor imagen corporativa del negocio.

Qué es un correo corporativo y por qué lo necesitas

Un correo corporativo es un correo electrónico que está asociado a un dominio propio registrado por la empresa y que permite crear distintas cuentas personalizadas de correo para el negocio. A diferencia de un correo público como el que ofrece Outlook o Gmail, donde la terminación del mismo es su propio nombre de dominio, en un correo corporativo, la terminación coincide con el nombre de dominio de la empresa.

La utilización del correo corporativo en una empresa se suele orientar a dos aspectos fundamentales: cuentas personales a trabajadores de la empresa, o cuentas orientadas a comunicaciones corporativas.

Ventajas del correo corporativo

Disponer de un correo corporativo aportará una serie de beneficios interesantes a tu negocio, entre los que podemos destacar:

• Mejorar la imagen que proyecta la empresa, asociándola a la profesionalidad.
• Facilita la organización de la información, derivando distintos datos a diferentes correos (por ejemplo, un correo para ventas, otro para servicio técnico, otro para solicitudes de información, otro para recepción de curriculums…).
• Proporciona información sobre el dominio de la empresa (para que los clientes y clientes potenciales puedan investigar la web).
• Permiten ofrecer una dirección de correo personalizada a cada miembro de la empresa, compartiendo el nombre de dominio.
• Mayor seguridad. El uso de correo corporativo permite crear un entorno más seguro en las comunicaciones de la empresa (añadiendo filtros contra el phishing, por ejemplo).

Paso a paso: cómo crear un correo corporativo

A continuación, te mostramos cómo hacer un correo empresarial paso a paso.

1. Disponer de un dominio propio

El primer paso indispensable para saber cómo crear un correo empresarial es disponer de un nombre de dominio propio. Este dominio será común a todos los correos corporativos, apareciendo justo después de la @ de cada cuenta de correo.

Por ejemplo: gerencia@dominio.com, infor@dominio.com o johnsmith@dominio.com.

El coste de registrar un dominio es muy bajo por lo que no se trata de un impedimento a la hora de crear un correo corporativo (incluidos los proveedores de hosting profesionales incluyen un nombre de dominio gratuito con la mayoría de sus planes de alojamiento web).

2. Configurar el correo en el hosting

En el panel de administración proporcionado por el hosting deberás buscar la opción para crear, gestionar y configurar cuentas de correo. En este proceso se podrán establecer distintas cuentas de forma sencilla, asignando una contraseña para cada una de ellas.

Es el momento de crear una estructura de direcciones de correo corporativo para tu empresa, para así poder crearlas y configurarlas adecuadamente en el hosting.

3. Asignar las cuentas de correo

Una vez creadas las distintas cuentas de correo en el panel de administración del hosting, es momento de asignarlas a las personas encargadas de su gestión, bien sean cuentas personales o departamentales.

Es importante utilizar contraseñas seguras para incrementar su protección, además de incluir políticas estrictas a la hora de que los usuarios puedan modificar sus contraseñas de las cuentas de correo corporativo. 

4. Gestionar las cuentas de correo corporativo

Para que los usuarios puedan acceder y emplear sus cuentas de correo corporativo hay dos opciones diferentes.

• Desde el portal web facilitado por el hosting los usuarios pueden acceder a sus cuentas usando su nombre de cuenta corporativa y su contraseña. Este entorno web les facilita acceder al correo desde cualquier dispositivo a cualquier hora.
• Utilizando un gestor de correo electrónico como Outlook o Thunderbird. Estas herramientas necesitan una configuración especial para poder acceder a las cuentas corporativas (nombre del servidor de correo entrante y saliente, puertos, seguridad SSL utilizada, nombre de la cuenta, contraseña de acceso…). Toda esta información se debe obtener de las opciones del propio hosting (los proveedores de alojamiento web profesionales suelen incluir guías con esta información y con datos sobre cómo configurar el correo corporativo en estas herramientas de gestión).

Hemos visto cómo crear un correo corporativo para mejorar la comunicación con clientes, proveedores, personal y otros agentes externos. Disponer de un correo corporativo ayudará a ofrecer una mejor imagen de la empresa, relacionada con la profesionalidad y la seriedad.

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